בעלי עסקים שדרגו את העסק שלכם עם מענה עסקי!

האם אתם מרוצים, מיכולתכם לענות לטלפונים? האם גם לקוחותיכם מרוצים מכך? פעמים רבות, התשובה לשאלות אלה, היא לא ולא! מאחר שהטלפון הוא עדיין ערוץ התקשורת העיקרי בין לקוחות לבין עסקים, יש לנקודה זו חשיבות עצומה. כך גם לגבי אינטראקציה מול גורמים נוספים, כגון ספקים, שותפים ואפילו עובדים. עסקים חייבים תקשורת יעילה והטלפוניה עומדת במרכז נושא זה. מה הפתרון לכך?

 

מקבלים את השיחות עבורכם

ישנו שרות שפותר זאת, אשר מתפקד כמעין מזכירה במיקור חוץ. לכל הפחות, בכל הנוגע לקבלת שיחות עבורכם. שירות זה מכונה בשם מענה עסקי או מענה טלפוני לעסקים או מענה אנושי לעסקים. למעשה, מענה אנושי לעסקים ישדרג את העסק שלכם בדרכים רבות, שאת חלקן נפרט עוד מעט. בין השאר, הוא יאפשר לכם להתפנות לעיסוק בליבה העסקית שלכם. כלומר, בדברים העיקריים שעבורם פתחתם את העסק ופחות באדמיניסטרציה ובניהול שוטף.

 

מדוע דרוש לעסק מענה מסוג זה?

• בכדי לייעל את הטיפול בשיחות נכנסות – הרי שיחות מסוג זה, בדרך כלל לא נכנסות כאשר אתם פנויים ומחכים להן. לרוב ההיפך הוא הנכון. אלא שרצוי מאוד, שמי שיענה לשיחות טלפון נכנסות בעסק, יהיה מוכן היטב בדיוק לכך. משמע – ערוך לענות במהירות ושיעמוד לרשותו הזמן לטפל בשיחה במלואה ובנחת.
• בכדי שלא לפספס לקוחות פוטנציאליים – אנשים שמתעניינים במוצריכם או שירותיכם, פעמים רבות יתקשרו בכדי לשאול שאלות. זמני המתנה ארוכים, עשויים להבריח אותם.
• בכדי לשפר שביעות רצון הלקוחות – גם הלקוחות הקיימים, יהיו רגישים לאיכות המענה הטלפוני. אם אינכם רוצים לאבד לקוחות כאלה, כדאי להבטיח מענה איכותי.
• לשם הוזלת עלויות פעילות המזכירות – שכירת שרות מסוג זה, בוודאי זולה יותר מתשלום למזכירה שכירה ורכישת כל הציוד המשרדי שדרוש עבורה.

 

כך זה עובד

בכדי להיעזר בשרות מסוג זה, יש לבחור מבין נותני השירותים השונים שמציעים זאת ולהתחיל לעבוד עם אותה חברה. בהתחלה, יהיה שלב של תיאומים ראשוניים מול נותני השרות. במסגרתם, יתואמו הציפיות מהשרות, מה בדיוק רוצים ממנו וכן ההיבטים הטכניים השונים. בהמשך, כאשר יוצאים לדרך, כך זה נראה:

• שיחות שאמורות להגיע לקווים של הלקוח, מנותבות (בסגנון "עקוב אחריי") למספר של המענה העסקי.
• המענה עצמו, יתבטא בפעולות פשוטות שעובדי המוקד יבצעו עם קבלת השיחה. אלה יכולות להיות למשל רישום הודעה, לקיחת פרטי הלקוח המתקשר בכדי שהעסק יחזור אליו בהמשך או קביעת תור.
• אתם תקבלו עדכון על שיחות נכנסות שהמוקד ענה להן, בהתאם להעדפותיכם. זאת, מבחינת תדירות העדכונים ואופן העדכון (באימייל או ב-SMS).

 

למי זה מתאים?

שרות מענה אנושי לעסקים, עשוי להתאים לסוגי עסקים רבים ולמצבים עסקיים שונים ומגוונים. אלה כמה דוגמאות, למי שעשויים להזדקק לכך:

• עסקים שאין להם גורם פנימי שיענה לכל השיחות.
• עסקים שהיקף הפניות הטלפוניות אליהם, גדול מיכולתם לענות.
• עסקים במצבים זמניים, שבהם היקף הפניות אמור לגדול משמעותית ובבת אחת.

 

עוד נקודות חשובות

אלה עוד כמה דברים, שכדאי לכם לדעת על שרות מענה אנושי לעסקים:

• שפות שונות – אם אתם נדרשים לענות לשיחות מחו"ל או בכלל לשיחות בשפות שאינכם שולטים בהן, המוקד עשוי לתת לכך מענה.
• מתי זה מתאים – ניתן להיעזר בו באופן מתמשך או חד פעמי, לפי הצורך.
• גם אתם בתמונה – ניתן כמובן גם לענות לחלק מהשיחות ישירות בעצמכם ואת האחרות לקבל דרך המוקד.
• טיפ לסיום – חברות רבות מספקות שירות מסוג זה ולכן, כדאי לבצע השוואת מחירים.

 

לסיכום

לעסקים מהסוגים ובמצבים שפירטנו כאן, כדאי מאוד להכיר אפשרות זו.