כבעלי עסקים, אתם נתקלים במגוון מסמכים פיננסיים שנדרשים לניהול תקין של העסק, וחשבונית עסקה היא אחד מהם. לפעמים קשה להבין את ההבדלים בין סוגי החשבוניות השונות ומתי בדיוק להשתמש בכל אחת מהן. חשבונית עסקה היא כלי חשוב שיכול לסייע בניהול תזרים המזומנים שלכם ולהקל על ההתנהלות מול לקוחות, במיוחד כשמדובר בעסקאות אשראי. מיד נסביר מהי חשבונית עסקה, מי צריכים להשתמש בה, מה חייבים לכלול בה ומתי בדיוק כדאי להוציא אותה.
מהי חשבונית עסקה ולמה בכלל צריך אותה?
חשבונית עסקה היא מסמך שנועד לתעד את תנאי העסקה ולשמש כדרישת תשלום מהלקוח – עוד לפני שהתבצע בפועל תשלום כלשהו. היא כוללת את פרטי הצדדים, השירות או המוצר שסופק, הכמות, המחיר וסך התשלום – אך לא כוללת מע"מ ולא יוצרת חובת דיווח או תשלום מיידי לרשויות המס. לכן, מדובר בכלי חשוב במיוחד לעסקים שמספקים שירותים בתנאי אשראי, כמו שוטף פלוס 30. הפקת חשבונית עסקה מאפשרת לעסק לשמור על סדר, לתעד התחייבויות בצורה מסודרת ולמנוע מצבים של בלבול או ויכוח מול לקוחות. כמו כן, היא מאפשרת להימנע מתשלום מע"מ לפני קבלת התמורה בפועל – מה שיכול להקל משמעותית על ניהול תזרים המזומנים.
מי חייבים ומי רשאים להנפיק חשבונית עסקה?
למעשה, כמעט כל עסק יכול להשתמש בחשבונית עסקה, אבל יש הבדל בין סוגי העוסקים:
- עוסק מורשה – חייב להוציא חשבונית עסקה על כל עסקה, אלא אם כן הלקוח דורש חשבונית מס, ואז הוא מחויב להנפיק אותה.
- עוסק פטור – אינו מחויב להוציא חשבונית עסקה, אך רשאי לעשות זאת. בפועל, עוסקים פטורים נוטים להנפיק רק קבלה לאחר קבלת תשלום.
- חברות בע"מ וגופים מוסדיים – רשאים להשתמש בחשבונית עסקה ככלי לניהול עסקאות עד למועד ההנפקה של חשבונית מס.
מה חייב להיכלל בכל חשבונית עסקה?
כדי שחשבונית עסקה תהיה תקינה ותשרת את מטרתה, היא צריכה לכלול את הפרטים הבאים:
- שם העסק, כתובתו ומספר העוסק (או החברה)
- תאריך ההנפקה של החשבונית
- מספר סידורי ייחודי (רצוי לשמור על רציפות)
- פרטי הלקוח: שם וכתובת
- תיאור השירות או המוצר שסופק
- כמות, מחיר ליחידה וסך הכול לתשלום (ללא מע"מ)
- אופן התשלום המוסכם (מזומן, אשראי, העברה וכו')
אין צורך בפורמט אחיד לפי חוק, אבל חשוב לשמור על אחידות בעיצוב, קריאות ונראות מקצועית. אפשר להפיק את המסמך בכלים פשוטים כמו Word או Excel, אך מומלץ להשתמש במערכות ייעודיות שמפיקות חשבונית דיגיטלית עם ניהול אוטומטי לפי כל הכללים.
ההבדלים בין חשבונית עסקה, חשבונית מס וקבלה
כדי להבין מתי נכון להשתמש בכל מסמך, חשוב להבחין בין חשבונית עסקה לבין חשבונית מס. שתי החשבוניות אומנם מתעדות עסקה, אך רק אחת מהן מחייבת את העסק לדווח על העסקה לרשויות ולשלם את המע"מ.
חשבונית מס
- מחייבת תשלום מע"מ למדינה.
- מאפשרת ללקוח (אם הוא עוסק מורשה) לקזז את המע"מ.
- נדרשת כחלק מניהול ספרי החשבונות של העסק.
חשבונית עסקה
- אינה יוצרת חובת תשלום מע"מ.
- אינה מקנה ללקוח אפשרות לקיזוז מע"מ.
- משמשת בעיקר לתיעוד ודרישת תשלום לפני קבלת הכסף.
קבלה
- מונפקת תמיד עם קבלת תשלום מהלקוח, בין אם הוצאה קודם לכן חשבונית עסקה ובין אם חשבונית מס.
- מעידה על כך שהתשלום בוצע בפועל, ומהווה חלק בלתי נפרד מהתיעוד החשבונאי של העסק.
- כל עוסק חייב להוציא קבלה על כל תשלום.
-
העדר קבלה או איחור בהנפקתה עלולים להיחשב להעלמת מס, דבר שיכול להוביל לפסילת ספרים וסנקציות משמעותיות מצד רשות המיסים.
מתי נכון להוציא חשבונית עסקה?
המועד להנפקת חשבונית עסקה משתנה בהתאם לסוג העסקה וסוג השירות או המוצר:
- בעסקאות שירות (כמו ייעוץ, הרצאות, עיצוב וכו') – ניתן להנפיק את החשבונית תוך 14 יום מקבלת התשלום בפועל.
- בעסקאות סחורה – יש להנפיק את החשבונית תוך 14 יום ממועד מסירת הסחורה.
יחד עם זאת, אם יש דרישת תשלום מוקדמת מצד הלקוח או צורך בהוכחה לקיום העסקה, ניתן להוציא חשבונית עסקה עוד לפני מסירת השירות או הסחורה. במקרים מסוימים, לקוחות יבקשו חשבונית מס ובמקרה כזה בעל העסק מחויב לספק אותה בהתאם לחוק.
טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן
- הנפקת חשבונית מס לפני קבלת תשלום – יוצרת חובת תשלום מע"מ גם אם הלקוח טרם שילם.
- שימוש בחשבונית עסקה במקום חשבונית מס ללקוחות עוסקים מורשים – מונע מהם את האפשרות לקזז מע"מ ועשוי לפגוע באמינות העסק.
- אי שמירה על תיעוד מסודר – חשבוניות חייבות להישמר כחלק מהניהול הפנימי של העסק.
לסיכום
חשבונית עסקה היא כלי חשוב לניהול השוטף של עסק – במיוחד כשיש צורך בתיעוד עסקאות, הוצאת דרישות תשלום או שליטה בתזרים. היא אינה מחייבת בתשלום מע"מ, אינה נדרשת לניהול ספרים, אך מסייעת לשמור על שקיפות ולתעד עסקאות. עם זאת, חשוב להבין את ההבדלים בין חשבונית עסקה לחשבונית מס ולדעת מתי נכון להשתמש בכל אחת מהן. שימוש נכון במסמכים הפיננסיים הללו יכול לחסוך לכם כאבי ראש, לשפר את היחסים עם הלקוחות ולתרום לניהול יעיל יותר של העסק בטווח הארוך.
