זה לא משנה אם אתם עומדים בראש עמותה ותיקה ללא מטרות רווח שעוסקת בעניינים חברתיים, אם אתם מנהלים עסק בחיתולים או כזה שרץ כבר תקופה או שאתם בכלל אחראיים על ניהול קהילה ביישוב מסוים – אם אתם עומדים בראש ארגון כלשהו שאתם חלק ממנו באיזושהי צורה, אתם כבר בטח יודעים כמה חשוב הסדר והארגון של הדברים ובמיוחד מערך תקשורת תקין, המאפשר לחברים בו לתקשר בצורה תקינה ובלי "טלפון שבור" ובנוסף, יודע לתקשר עם גורמים חיצוניים בצורה טובה ומהירה. מערך התקשורת בימינו הופך ליותר ויותר טכנולוגי, כשיותר כלים נכנסים למשחק ומגדילים את טווח האפשרויות שיש לכל ארגון. חלקם אמנם באמת מסייעים ומשפרים את עבודת הארגון בעוד אחרים רק מקשים על מהלך העניינים. מה שחשוב לזכור הוא שיש דברים מאד בסיסיים במערך התקשורת שיש לדאוג להם ולמרבה הצער ארגונים רבים מפספסים. נגע עכשיו בנקודות החשובות ביותר, כדי שתוכלו ליישם אותן כבר ממחר בבוקר.
אינטרנט חזק – ספק ותשתית
זה אולי נשמע בנאלי ומובן מאליו, אבל תופתעו לשמוע כמה ראשי ארגונים שוכחים את העניין החשוב הזה ודי מזניחים אותו. הבסיס למערך תקשורת איכותי בארגון הוא רשת אינטרנט חזקה ויציבה. חוות דעת על ספק אינטרנט ITC מצביעות על כך כי גורמים בארגונים גדולים שבחרו בו נהנו מאינטרנט מהיר ויציב, מתפעול מיידי של תקלות ומענה אנושי לכל בעיה וממיעוט בווירוסים ובעיות בחיבור. מה שאתם צריכים לבדוק בעיקר הוא את סוגי התשתית איתם עובד הספק ואיזה מהירות אינטרנט הם יודעים לספק, המענה במקרים של תקלות והייעוץ וההכוונה הכללית שמספקים נציגי הספק.
מרכזייה אלקטרונית
זהו כלי חשוב מאד לכל ארגון אך חשיבותו עולה ככל שהארגון הגדול יותר. במיוחד בארגונים גדולים, יש צורך בסדר ברור וחלוקה פשוטה של האגפים והמשרדים השונים. כאשר הלקוחות פונים אליכם, עליהם להגיע בקלות ובלי מאמץ רב לכתובת המבוקשת מחד, ומאידך גם אתם רוצים לחוות כמה שפחות בלגן וכאב ראש עם הפניות. אפשר להתייעץ עם ספקי האינטרנט בנושא, ספק אינטרנט ITC למשל יוכל לכוון אתכם למערכת טובה שגם מסתנכרנת בצורה חכמה אונליין ובהחלט שווה ליזום התייעצות.
מערכת לניהול לקוחות
אם הארגון שלכם עובד עם הרבה לקוחות או פונים בנושאים שונים, חשוב מאד לדאוג לסדר בדברים כדי לדעת בכל שלב היכן עומדת כל פנייה, מה הסטטוס שלה ואם היא בטיפול או שבמקרה היא נשכחה. גם המערכות לניהול לקוחות מצריכות אינטרנט חזק ומהיר כדי שיעבדו ביעילות המקסימלית ועל כן מומלץ לבחור בחבילה טובה כמו שתקבלו לצורך העניין מחברת ITC. ארגונים ועסקים שעובדים עם הרבה לקוחות, חייבים למצוא את הדרך הנכונה לנהל אותם בצורה טובה ולוודא שאף מקרה לא נפול בטעות בין הכיסאות.
